Marikoこんにちは、女性のビジネス専門のWEB集客プロデューサー 安齋 茉利子（あんざい まりこ）です。
SEOマーケティングアドバイザー／ウェブ解析士／Googleアナリティクス 個人認定資格etc
@mariko__anzai
個別相談やフリーランスの友人との会話の中で、「タスク管理どうしてますか？」と聞かれることが多いので、今回は私流のタスク管理法をお伝えさせて頂きます。
業種や価値観によって私の方法が合う人もいれば合わない人もいると思うので、一つの方法として「こんな方法もあるのか」と参考にして頂き、できそうな部分だけ取り入れていただければ嬉しいです＊
ちなみに、今回のタスク管理方法は、フリーランスや起業家の方が1人で自分のタスクを管理する方法です。チームでのタスク管理ではないのでご了承ください＊
Mariko私自身は、普段のお仕事ではホームページ制作、運用サポートと保守作業、個人コンサル、ブログやインスタの発信、新サービスの準備、掃除や洗濯の家事を平日のデイタイムに全て行っています。また、15件のホームページ制作を同時進行で回していた経験もあります。
複数の仕事を同時進行で進めていく中で、自分なりに試行錯誤して確立した効率的に仕事を進める秘訣をご紹介したいと思います。
この記事はこんな方におすすめ
- 仕事が忙しすぎて、同時に複数の仕事ができない
- 仕事に追われすぎて、発信など緊急度は高くないけど重要な仕事ができていない
- タスク管理自体には時間をかけたくないので、効率的なタスク管理法を知りたい
Contents
タスク管理のコツ1. タスク管理ツールを使わない
タスク管理ツールをおすすめされることが多い中で、「タスク管理ツールを使わない」というのは意外かもしれないですが、私はタスク管理ツールを一切使いません。
理由としては、タスク管理ツールを使う時間がもったいないからです。
タスク管理ツールを使う場合、管理画面が変わるたびに操作を覚えたり、ツールを立ち上げて所定の箇所にタスク内容、期限、進捗など複数の項目を入力する必要があったりと「タスク管理ツールを使用する」という仕事が一つ増えるので、個人の仕事管理ためだけに使うには非効率だと思っています。
では何を使ってタスク管理をしているのか、というとスマホの「メモ帳」のみ。私のメモ帳でのタスク管理方法はこの後に詳しく説明しますね＊
PRのためにツールがおすすめされがちだからか、みんな何故かツールを使いたがる傾向がありますが、個人でタスクを管理する場合は効率重視でメモに整理しておく程度で十分だと思います。
タスク管理のコツ2. スマホのメモ帳を使う
先ほどもお伝えしたとおり、私はタスク管理にメモ帳を使用しています。いつでもスマホでパッと開くことができるし、細かいことを気にせずに思いついたことをそのまま箇条書きで入力できる＝効率的だと思うからです。（アナログ時代に付箋にToDoを書き出すのと同じ感覚）
ここからは、私のメモ帳の活用法を詳しくお伝えします。
- メモ帳に「今日やること」「今週できなかったこと」「今月やること」「今年やること」を上から箇条書きで入力しています。
自分でわかれば良いので、綺麗に入力していなくても気にしないのも効率化のポイント（笑） - 「今月やること」は月初に、「今年やること（年間計画）」は年始に書けばその後は特に編集不要。
- 「今日やること」は前日の夜に入力、「今週できなかったこと」は毎日1日の終わりに入力するだけ。
- さらに、「今週できなかったこと」は次の日に回すのではなく、金曜日の「予備日」に集中してやります！
※次の日に回すと、次の日にやる予定だったタスクができなくなってどんどん溜まってしまうためです。一旦はできなかったことに目を瞑ることも大切。予備日に集中してクリアリングします。 - 朝は「今日やること」を確認して仕事を開始。
- 夜は、今日できたことを消して、できなかったことは「今週できなかったこと」にコピペします。
これは私が勝手に編み出した自分に合ったやり方なので、皆さんに合うかは分かりません。
タスク管理ツールを使うことに時間がかかっているという方は、ぜひ自分にとって管理しやすいオリジナルのタスク管理メモを作ってみてください＊
ポイントはとにかくタスク管理自体に極力時間をかけない方法を編み出すことです！
タスク管理のコツ3. 曜日別に何をするか予め決めておく
効率的にタスクを進めるためには、月〜金までどの種類の仕事をするか基本ルールとして決めおくことをおすすめします。
これは、「今日は何をしよう？」と考える時間を一切無くすためです。
ちなみに私の場合、以下のようなルールで日々の仕事を進めていますので参考になれば幸いです。
- 月曜日：制作案件
- 火曜日：コンサル準備
- 水曜日：午前は掃除と洗濯、午後は新サービスの準備
- 木曜日：ブログやインスタ、メルマガの「発信」準備
- 金曜日：予備日（月〜木でできなかったタスクをやる日）
※先ほどご説明したメモの中で「今週できなかったこと」に書いてある内容を金曜日にクリアリングします。
曜日別に集中してやることを決めておくことで、優先度が高いけど後回しになりがちなブログやインスタの発信も定期的に行うことができるようになるはずです。
ポイントはなるべく一つの仕事に集中すること！意識を分散させないことで効率アップできます。
タスク管理のコツ4. メール返信は朝、昼、夜の3回のみ
メールやDM、LINEが来るたびに、作業を中断して返信していませんか？
個人的には一つの作業に集中することが効率的だと思うので、作業を中断して他のことをする＝非効率になると思っています。
なので、意識を分散させないためにもメールの返信は朝、昼、仕事終了前と決めています。
もちろん、緊急の内容の場合はその場で返信をしますが、緊急でない場合は予め決めた時間に「返信に集中」することで他の作業を中断する必要がなく、そしてメールの返信が漏れることもないのでおすすめです。
タスク管理のコツ5. 打ち合わせは1日2回まで
1日中打ち合わせだけで終わってしまって、何も仕事が進まなかったなんて日はありませんか？
私の場合は「今日やること」リストの仕事ができなかったという事態を避けるため、打ち合わせは基本的には1日2件までと決めてスケジューリングしています。（もちろん、緊急の場合は3件以上入る場合もあります）
お客様やパートナーとの打ち合わせはとても重要ですが、計画的に入れないと他の仕事に支障が出てしまうので、空いているスペースにどんどん入れるのではなく、ある程度打ち合わせのための時間を決めておくことも大切です。
タスク管理をしていても終わらないタスクがある場合は？
このようなタスク管理を実施しても、やらなければいけないことが終わらない時はどうすれば良い？と疑問に思うかもしれません。
私は自分の中で先ほどご紹介したようなルールを決めているので、そこから逸脱し始めた時は全体の仕事を見直す時だと早めに気づくことができます。もしミーティングだらけで他の仕事ができなくなったり、土日もやらなければならなくなった場合は、①時間がかかっている作業のやり方を見直す ②一部の仕事を誰かにお願いする ④効率化につながる便利ツールに頼る ③新規の案件を止める などの対策をすぐに取ります。
タスク管理がうまくできずに日々の仕事に追われていると、ついつい自分のキャパオーバーに気が付かなかず、気がついたらお客様やお仕事のパートナーにも迷惑をかけているという自体に陥ってしまうかもしれません。
ルールを決めておくと、全体の仕事を見直すタイミングもすぐに察知することができて最悪の事態を避けられるのでおすすめです＊
個人の仕事を効率的に進めるタスク管理法まとめ
タスク管理を効率的に行うには「ルール化」と「ルーティン化」がポイントになってきます。
「今日は何をしよう？」「今日できなかったことはいつやろう？」など「考える」「悩む」という無駄な時間を無くすことで、効率的なタスク管理につながるはずです＊
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