女性フリーランスの業務効率化におすすめの便利ツール8選（経理処理/確定申告/デザイン/パスワード管理など）

こんにちは、Webデザイナー＆マーケターのMarikoです。
（SEOマーケティングアドバイザー／ウェブ解析士／Googleアナリティクス 個人認定資格）

フリーランスとして新たな一歩を踏み出したは良いけれど、書類作成や経理事務といった日々のルーティン業務が意外と多いことに気づいたという人は多いのではないでしょうか。

見積書、請求書、スケジュール管理、SNS投稿、さらには確定申告……。フリーランスになると、事業に関わる全てのことを一人でこなさなければならないので、この部分をいかに効率的に進めていくかというのが、本業にたっぷり時間を取るためにもかなり重要になってきます。
 
そこで今回は、フリーランスの方におすすめの便利ツールをご紹介したいと思います。

会計・事務作業におすすめの便利ツール

お金に関する会計事務作業は、駆け出しフリーランスにとって悩みの種ではないでしょうか？
見積書や請求書を作成し、売り上げや経費の管理から確定申告までを一人で毎回行うのはかなりの労力がかかります。
ここでは、駆け出しフリーランスにとって大きな壁となる経理処理を劇的に楽にするための便利ツールをご紹介します。

1. freee（フリー）

「freee（フリー）」は日々の帳簿づけをオンライン上で簡単に処理できるクラウド会計ツールです。他の記事でもご紹介していますが、私が個人的にフリーランスの方に一番おすすめしたい便利ツールです。

銀行口座やクレジットカードと連携しておけば、入出金の明細を自動的に紐づけてくれるので、1つ1つ入力する手間を省けます。
さらに、レシートの写メを撮るだけで経費登録が自動でできたり、見積書や契約書・領収書など会計周りの書類作成もテンプレートを使って簡単に作成〜送付まで行うことができます。

そして何よりありがたいのが、アプリでも簡単にできる確定申告の手続き。申告書類の作成から提出までfreee上で行うことができ、経理のナレッジが無い方でも簡単に利用することができます。
スマホひとつで帳簿付けや確定申告の書類作成ができるのは、時間を有効活用したいフリーランスにとって強い味方です。

開業当初からfreeeには大変お世話になっていて大ファンなので、ここでは伝えきれないfreeeの魅力を別の記事で詳しく解説しています！ぜひこちらも合わせてご覧ください。

2. Square（スクエア）

「Square（スクエア）」は実店舗やオンライン上で、簡単にカード決済ができるキャッシュレス決済サービスです。

SquareはPOSレジ機能や勤怠管理・売上管理機能を無料で使えたり、リンクを作るだけでオンライン決済が可能になる優れものです。

私の場合は、月単位で定額サポートのサービスを提供させていただいているお客さま宛に毎月請求書をお送りしている作業を効率化したくて取り入れました。Squareの定期請求書は、一回作成すれば毎月自動で発行されます。お客さまも一回クレジットカードの情報を入力すれば、次月からは自動請求となるので、双方にとってとても効率よくやりとりができるのでおすすめです。

Squareについては、以下の記事で詳しくご紹介しています。

3. GMOサイン

フリーランスになると、契約書の締結もすべて自分で行う必要が出てきます。書類を作成して、印刷・押印したものをPDF化して郵送するとなると、これだけで結構な作業量・・・。

GMOサインは、文書の作成、締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスをオンラインで完結するワンストップ型の電子契約サービスです。
私もGMOサインを利用してから、印刷・押印・郵送が一切不要になったので、契約締結までの時間や手間を1/3以上削減できたと思います。文書の管理も、それまではGoogleドライブにフォルダ分けして保存をしていたのですが、GMOサインのクラウド上でステータスごとに管理でき、いつでもダウンロードできるのも助かります。

お客様側もわざわざ印刷する手間などがなくなり、ワンクリックで署名・合意ができるので好評です（氏名や住所の入力は必要）。

デザイン作成におすすめの便利ツール

フリーランスだと、インスタグラムなどのSNS投稿からチラシなどの販促ツール、バナーなども自分で作る必要が出てきます。
もちろん、プロに依頼することで解決する方法もありますが、最近だと誰でも簡単におしゃれなデザインを作れるツールもありますので、これを活用することで外注費を抑えるのもおすすめです。

3.　Canva（キャンバ）

「Canva（キャンバ）」は、無料で簡単におしゃれなデザインを作成できるデザイン作成ツールです。チラシや名刺、ホームページのバナー、SNS用の投稿画像など簡単にデザインを作成することができ、フリーランスのセルフブランディングやマーケティング活動にも役立ちます。

オーストラリア発のデザインツールなので、おしゃれで洗練されたテンプレートが豊富に用意され、デザインセンスに自信の無い方でも簡単にプロのようなデザインを作成することができます。
Canvaで作れる範囲のデザインは自分で作成し、Canvaでできる範囲を超える場合はプロにお願いするなど、有効的にCanvaを活用するのがおすすめです。

Canvaについては、別の記事でも詳しくご紹介しているので、ご興味があればこちらもご覧ください＊

メルマガ配信におすすめの便利ツール

フリーランスとして少し実績がついてきた頃に、次のステップとしてメルマガの配信を考えられる方も多いかと思います。
メルマガは、お客さまとの関係性を深めることができるツールで、SNSやブログ以上に自分自身の人柄やサービスの魅力、事業に対する思いなどを発信しやすい場です。是非配信ツールを利用して、簡単に大勢の見込み客に届けられる仕組みを構築しておきましょう。

4. AutoBiz（オートビズ）

「AutoBiz(オートビズ）」は、ステップメールやメールフォーム作成機能を搭載したクラウド型のメール配信システムです。

私のメルマガもこのAutoBizのサービスを利用して配信しています。最初は正直、操作性や管理画面があまり好きではなかったのですが、圧倒的に高いメールの到達率に惹かれて契約しました！

最近管理画面が大幅に改善され、とても見やすく、使いやすくなりましたので、今では操作性も気に入っています。HTMLで装飾を施したメールも簡単に作れるようになりました！！

AutoBizは元々メールの到達率に定評があり、実際に私も複数のメルマガ配信サービスを利用して比較してみたのですが、確かにAutoBizだけ唯一迷惑メールに振り分けられないということがよくありこちらは実証済みです！

Autobizについては、別の記事でも詳しくご紹介しているので、ご興味があればこちらもご覧ください＊

データの管理・共有におすすめの便利ツール

お客さまとのやり取りの中でも、データの管理方法についてはよく聞かれます。
会社にいるときはストレージのことなんて気にせずにどんどんサーバー上に保存できましたが、フリーランスになるとデータの管理方法だけでもとても悩みますよね。

実際に私が使っているクラウド型データ管理サービスをご紹介します。

5.　Google Drive（グーグルドライブ）

「Google Drive（グーグルドライブ）」はあらゆるデバイスからファイル保存やアクセスができるクラウドストレージツールです。利用にはGoogleアカウントが必要になりますが、Googleユーザーを招待するだけで、すぐにファイルやフォルダの閲覧・編集・コメントなどを共同で行えます。

複数人で同時にファイルを開いても、タイムリーに変更が保存されるのがとても便利なポイントです。前回の内容に戻したい場合はリビジョンで簡単に復元することも可能なので、上書きの心配もありません。

アカウントと紐付けられているためセキュリティ面も万全で、安心して使えます。

6.　Dropbox（ドロップボックス）

「Dropbox（ドロップボックス）」は、Googleドライブと同様に写真や動画などのファイルをオンライン上で保存・管理できるクラウドストレージツールです。

Googleに比べると、Dropbox専用のアカウント作らないといけなかったり、手軽さとしては少しハードルが高く感じるかもしれません。
無料で使う場合はGoogleドライブの方がストレージの容量が多いのでおすすめですが、データをたくさん扱う業務の方は、Dropboxの有料プランがデータストレージが大きくておすすめです。

スケジュール管理におすすめの便利ツール

フリーランスとして働く上で欠かせないのがスケジュール管理です。会社員とは違い、フリーランスは全てのスケジュール管理を自分で行う必要があります。

ここでは私が会社員時代からずっと使っているスケジュール管理ツールをご紹介します。

7.　Google Calendar（Googleカレンダー）

「Google Calendar（Googleカレンダー）」はGoogleが提供するオンラインスケジュール管理ツールです。

利用するためにはGoogleアカウントが必要ですが、無料で利用できるのでコストをかけずに簡単にスケジュール管理ができます。
Googleユーザーとは予定の共有ができるため、チームのメンバーと予定を共有しておくことで打ち合わせのすり合わせや調整がスムーズになります。また、ZOOMなどの他のオンラインツールとの連携もできることが多いため、ZOOMの設定をすると自動的に予定表に追加されるのもとても助かります。

パスワード管理（セキュリティ）におすすめの便利ツール

フリーランスで様々なツールを使用していると、どれにどのパスワードを設定したのかわからなくなったり、どのツールも同じパスワードにしてセキュリティが甘くなってしまうことが多いかと思います。ただし、事業として様々なデータを扱っている以上、セキュリティ面でできるだけ複雑なパスワードを使っておくことをおすすめします。

とはいえ、日々増えていくパスワードをどう管理したら良いのか、これもフリーランスの悩みの種かと思いますので、おすすめのパスワード管理ツールをご紹介します。

8.　LastPass（ラストパス）

「LastPass（ラストパス）」は、様々なサービスのパスワードを管理するパスワードマネージャーツールです。

パスワードの作成から記憶、入力までを自動で行ってくれるので、パスワード関連のことは全て安心してこのツールに任せられます。
私自身、LastPassを使い始めてからは、パスワード管理の煩わしい業務から抜け出すことができ、本業に専念できるようになりました。

女性フリーランスにおすすめの便利ツールまとめ

フリーランスは「Time is money」の言葉の通り、時間の使い方が売り上げにも関係してきます。たとえば、今までアナログでやっていた作業をデジタル化することで、1か月あたり10時間短縮できたとしたら、時給で換算すると数万円にもなります。その時間を本業に充てれば売り上げアップにも繋がります。

このように、本業に専念するためには、こうしたデジタルツールを駆使してどんどん業務効率化を図る必要があります。現状アナログで行なっている作業があれば、どんどんデジタル化していきましょう！