仕事は効率重視！現役WEBデザイナーのビジネスマイルール10選

いつも知識などのお役立ち情報を中心に少しお硬めな内容を発信していますが、たまにはこんなライトな内容も良いかなと思い、ブログに書くことにしました。

私は仕事をする上で「無理をせずゆるく楽しく働く」ことを最も大切にしています。ただ、無理をせずゆるく働くだけだと、残念ながら売上げはついてきません。この両方を叶えるために欠かせないのが、「効率重視で無駄を省く」ことです。

今回は、2020年4月からフリーランスとして働いてきた中で確立できた「効率アップのための私のマイルール」をご紹介します。

1. 働く時間・曜日（お休みの日）を決める

ストッパーがいないと制限なく働くことができてしまうフリーランス。私の場合は、平日10:00〜18:00のみ働いて、土日・祝日はお休みと決めています。
祝日は特に予定がなければ、ブログを書いたり今後の事業展開について考えたりと、マイペースに仕事の全体像を考える時間に使っています。
また、平日でも午前中は掃除や洗濯などの家事をしたり、日中に美容院やジムに行くこともたまにあるので、実際の労働時間は1日5時間程度です。

このようにお休みの日や労働時間をしっかり決めておくことで、万が一キャパオーバーの仕事を受けてしまってもお休みの日の余白の部分で対応可能ですし、その状況になったら仕事を見直さないとまずい状況として把握し、改善することもできます。

2. 基本はオンラインミーティングのみ

例外的に対面でお打ち合わせをすることもまれにありますが、基本的にはZOOMでのお打ち合わせとしています。打ち合わせの移動時間は本当にもったいないですよね。私自身、会社員時代には打ち合わせだけで1日終わってしまうこともしょっちゅうでした。

その移動時間を極力なくして作業に集中することで、ぐっと余白時間が増えていきます。

3. ミーティングは1日2回まで

ミーティングは基本的には午前1回、午後1回までと決めています。これは、午前中はメールチェックと返信をする時間を確保したいのと、午後は作業に集中する時間を取りたいからです。（もちろん急ぎで打ち合わせが必要な場合などは柔軟に対応しています）

当初は1日に5回打ち合わせを入れることもありましたが、4回以上になってくると、1日何も作業できなくなってストレスになることに気が付きました。
そこで、「1日2回まで」のルールにしたところ日々の業務にも支障が出ず、作業が止まってしまう日もなくなり、心地よくお仕事ができるようになりました。

4. コミュニケーションツールは厳選して絞る（LINEやDMは使わない）

個人的な意見にはなりますが、LINEやSNSのDMはビジネスツールとしては適しません。（エステサロンなど向いている業種もあるかとは思います）。

私も一時期はお客さまのご希望に合わせて、メール、個人LINE、LINE公式、インスタDM、Facebookメッセンジャー、Slack、Chatwork…とあらゆるコミュニケーションツールを使用している時期がありました。
その経験からわかったことは、やっぱりコミュニケーションツールが多岐に渡ると、連絡チェック・返信だけで時間を要してしまいとても非効率であると同時にかなりのストレスになることです。
連絡ツールをある程度決めておかないと、複数のツールで連絡されてしまうこともあり、履歴を追えなくなったり、記録として残したり遡ることが難しくなります。

特にWEB制作の場合は、仕様に関する取り決めや修正内容、追加作業の金額、画像やテキストのやり取りなど、コミュニケーションをスムーズかつ記録として残すことがかなり重要になってきます。個々のお客様の要望合わせたい気持ちもわかりますが、コミュニケーションがスムーズに取れなったり、作業に遅れが生じたりと、結果的にお客様にもご迷惑をかけてしまう可能性があるので、コミュニケーションツールは厳選して絞ることをおすすめします。

5. 打ち合わせで使う資料を作り込む

WEB 制作の打ち合わせでは、WEBのことを知らないお客さま向けに説明するべきことが山程あります。
例えば、私の場合は制作前の注意事項や制作前に知っておいてもらいたいこと、保守について、公開後のサポート、WordPressの更新方法など、共通して説明する内容はすべて資料を用意しています。
そうすることで、以下のようなメリットがあります。

言葉だけで説明してしまうと、お客さまもなかなか理解できず、お客さまからの質問が絶えなくなったり、その後のやりとりなどで余計な労力がお互いにかかってしまいます。
もし打ち合わせをスムーズに進められなくて悩んでいたり、打ち合わせ前の準備や打ち合わせ後のやりとりに時間がかかってしまう方は、ぜひ資料を作り込んでみることをおすすめします。

6. 2回以上聞かれたことは即マニュアル・資料化！

「ルール5」ともつながってくるお話ですが、そもそも私も最初からすべての資料を用意していたわけではありません。
お客さま対応をしている中で、よく聞かれることを「よくあるご質問」としてまとめたり、コミュニケーションがスムーズにいかなかった経験から「制作前の注意事項」として資料を用意したり、お客さまとのやり取りの中でよく聞かれることやよく躓く内容、何度も同じ説明をしていることなどをマニュアル化・資料化することを繰り返しています。

これも「仕事の効率化」にはかなり重要になってくるので、おすすめです。

7. メールのテンプレート表を作成

仕事をしていると、全く同じメールの内容を送るタイミングってありませんか？

同じ内容で良いのに毎回新しく文章を打つのはとても効率が悪いので、「前も他のお客さまに同じメールを送ったな」というタイミングがあれば、その都度どんどんテンプレート化していきましょう。

8. 効率化のためのツールを活用する

書類作成や経理処理などフリーランスにつきものの本業以外の業務。見積書、請求書、スケジュール管理、SNS投稿、さらには確定申告など、フリーランスになると、事業に関わる全てのことを一人でこなさなければならないので、この部分をいかに効率的に進めていくかというのが、本業にたっぷり時間を取るためにもかなり重要になってきます。

私もこのような便利ツールは積極的に試していて、実際に使ってみてよかったツールは以下の記事で詳しくご紹介しているので、ぜひこちらもご覧ください。

9. サービスを広げすぎない

人は新しいことをするときに、慣れない作業なので当たり前ですがとても非効率になります。だからこそ、テンプレート化したり、資料を用意したり、マニュアル化することで「新しい作業」→「同じ作業」にしていくのが大切です。

サービス面でも同じことが言えると最近感じているのですが、ついついお客様の要望に答えたり、今の業務に飽きてきて新しいことをやりたくなってしまいがちですが、「効率化」の観点で言うと「サービスを広げすぎない」というのがポイントになってくると思っています。

毎回私の失敗談を挟んで恐縮ですが（笑）、私自身も「WEB制作」「ECサイト制作」「開業サポート長期コンサル」「WEB集客の長期コンサル」「個別コンサル」「ブランディング」「サイト診断＆改善提案」「広告運用」「アクセス解析」「バナー制作」・・・など同時にやろうとしていた時期があります。

ただ、「サービスは広げすぎない方が良い」ということに気がついてからは、新規のお客さまは思い切って「WEB制作」と「個別コンサル」のみにしぼり、WEB制作をご依頼いただいたお客さま限定でその他のサービスを複数用意している形にしています。WEB制作ツールもWix、Jimdo、STUDIO、Baseなどにも手を出そうとしたこともありましたが、今は割り切ってWordPressのみに絞っています。

ただ、新しいことを始めるのがNGというわけではありません。ビジネスをしていくからには、常に時代の変化に合わせて自分のサービスをブラッシュアップしたり、新たなサービスを用意していくことは必須だと思っています。
ポイントとしては「闇雲に広げない」ということです。
新たなサービスを展開する際は、ターゲットがしっかりと自分のペルソナにあっているのか、またそのサービスでどのくらいのお客さまをどのくらいの単価で取ろうとしているのか、それは現状のサービスだけに集中するよりメリットがあるのか、など、新サービスを導入する目的を多方面からしっかりと考えて準備することが重要だと思います。

10. 一人ですべてをやろうとしない

当たり前ですが、得意ではない作業は時間が通常よりかかりますし、ストレスも溜まります。基本的には自分は得意なことに集中して、その他の作業や業務はその道のプロに任せるのがおすすめ。

私の場合、基本的にWEB制作のすべて（企画、デザイン、コーディング、WordPress組み込み）をやろうと思えばできますが、案件が重なってきたときなどは信頼できるパートナーに部分的にお手伝いをお願いしています。

日頃から、困ったときにお願いできるような横のつながりも増やしておくと良いでしょう。

仕事の効率化で今より短時間労働&高収入を目指せます

冒頭でお伝えしたとおり、私の仕事のモットーは「無理をせずゆるく楽しく働く」ことです。そのために、常に現状より短時間労働＆高収入である状態を追求していて、そんな中で確立したマイルールをご紹介しました。

同じように「短時間労働＆高収入」の働き方を目指している方がいたら、是非参考にしていただけたら嬉しいです。